De 8 stappen van fulfilment

De 8 stappen van fulfilment

Het proces achter fulfilment is onder te verdelen in 8 stappen. Deze stappen worden door degenen die verantwoordelijk is over je fulfilment doorlopen om het goed te doen. 

1) Het ontvangen en controleren van de producten 
Het eerste wat er moet gebeuren is het ontvangen en het controleren van de producten. Wanneer je met je bedrijf inkopen gaat doen dan kun je dit direct bij je fulfilment centrum af laten leveren. Wanneer deze producten daar binnenkomen controleren de medewerkers of de producten in goede staat zijn. Vervolgens worden al je producten op een pallet geplaatst. Wanneer ze de producten op die pallets aan het plaatsen zijn wordt ook meteen voor je geteld hoeveel producten er zijn geleverd. Dit moet allemaal in het systeem worden verwerkt door de medewerkers, want zo weet je precies wat er is geleverd en/of alle producten in orde zijn. Wanneer hier iets niet aan klopt nemen we altijd meteen contact op met de ondernemer!

2) De spullen moeten opgeslagen worden
In een fulfilment centrum zoals die van ons is het belangrijk dat de producten in de juiste omstandigheden opgeslagen worden. Zo mogen de producten niet te warm of te koud worden en moeten ze systematisch opgeslagen worden. Hierdoor weten we altijd precies waar de producten in het magazijn liggen en waar we ze vandaan moeten halen wanneer we een bestelling voor je moeten voldoen. Daarnaast, als laatste punt, is het van groot belang dat alle spullen veilig zijn. Het moet 100% zeker zijn dat een onbevoegd persoon zomaar bij je spullen kan komen. Ook een belangrijk punt voor ons is dat we ook 100% zeker willen weten dat je spullen in goede staat blijven verkeren.

3) Voorraadbeheer en koppelingen 
Wanneer je besluit je fulfilment uit te besteden is het natuurlijk niet handig als je zelf in de gaten moet houden wanneer iemand iets bestelt en dit door moet geven. Daarom is het belangrijk dat we een koppeling leggen met je e-commerce bedrijf. Dit kan met alle plekken waarop je verkoopt, zo ook met bijvoorbeeld een Bol.com account. Hierdoor komen de bestellingen automatisch bij ons binnen en kunnen we meteen aan de slag met het verwerken van deze bestellingen. Je kunt dit dus volledig loslaten en je fulfilment van A tot en met Z overlaten aan het fulfilment center. 

4) Voorraad inventarisatie 
Voorraad inventarisatie is ook iets wat je volledig los kan laten. Door in te loggen op je fulfilment dashboard kun je alle nodige informatie inzien. Je kunt precies zien welke bestellingen zijn gedaan, hoe de orders ervoor staan en nog veel meer. Dit inzicht is belangrijk, want zo kun je je business veel makkelijker besturen. Je hoeft niet meer zelf bezig te zijn met het tellen van de producten. Je ziet gewoon meteen op een overzicht wat je eventueel bij moet bestellen, wat lekker en minder lekker gaat en nog veel meer. 

5) Het contact met je fulfilment centrum 
Voor je business is het belangrijk dat je makkelijk in contact kan komen met je fulfilment centrum. Je moet ze altijd kunnen bellen en meteen de verantwoordelijke kunnen spreken. Stel je voor, je bent in Dubai en bent druk bezig met het drinken van een cocktail. Opeens kom je op de gedachten om een nieuw product aan te schaffen en je wil het meteen bestellen. Het fijne aan ons systeem is dat je zonder enige moeite een nieuwe lading kan aanmelden bij ons en we deze ontvangen en verder afregelen. Of bijvoorbeeld wanneer je doorkrijgt dat een bestelling voor de helft is geleverd, terwijl je had verwacht dat het in 1 keer kwam. In dit geval kun je meteen ons bellen om te kijken hoe de vork in de steel zit. 

6) Orderverwerking 
Natuurlijk is dit een van de belangrijkste zaken die we voor onze klanten regelen. Wanneer er een order binnenkomt moeten we deze zo snel mogelijk gaan verwerken. We gaan dan snel het pakketje uit het magazijn halen en verwerken. We zoeken het beste materiaal om het te verpakken en stoppen het product in de verpakking. Zo nodig voegen we daar dempend materiaal aan toe zodat de producten niet beschadigd raken. Daarnaast voegen we eventueel nog logo’s of soortgelijke promotionele middelen toe om je product als een merk te presenteren. Dit kan bijvoorbeeld een flyer zijn of iets anders met toegevoegde waarde zoals een logo op de verpakking. 

7) Het verzenden van het pakketje 
Nu zijn we bij een onderdeel aangekomen waarvan iedereen denkt dat dit de definitie is van fulfilment. Het verzenden van de pakketjes is zeker een belangrijk onderdeel. Zo hebben we als fulfilment centrum goed contact met de leveranciers van deze pakketten, waardoor we altijd voordeel behalen die je niet hebt wanneer je het zelf gaat verzenden. We hebben alle toegevoegde waarde in handen zoals een snelle levering. Omdat alle pakketje in een batch komen en altijd die dag op tijd bij de leverancier aankomen. Hierdoor worden de pakketjes makkelijker en sneller geleverd door de partij die het verzenden regelt. Dit zit bij ons gewoon in de prijs inbegrepen. Je betaalt bij ons pas wanneer een pakketje verstuurd is en betaalt daar een vaste prijs voor. 

8) Het regelen van de retouren (natuurlijk) 
Dan blijft er nog een onderdeel over wat uiterst belangrijk is om niet mee bezig te zijn als ondernemer. Je moet natuurlijk wel bewust blijven van de belangrijkste cijfers zoals hoeveel procent van de klanten een bepaald product retour stuurt. Maar je zou je niet druk moeten maken om het regelen van alle taken die opgepakt moeten worden wanneer iemand iets retour stuurt. We regelen de volledige retour distributie en ontvangen je pakketjes. Ze worden dan weer netjes uit de verpakking gehaald en eventueel teruggelegd bij de rest wanneer dit gewenst is.